Quotien Application — Datenschutzhinweis

1. Geltungsbereich

Dieser Hinweis gilt für die Quotien-Anwendung — das angemeldete Produkt, in dem Organisationen KI-gestützte Prozessinterviews führen, Karten erstellen, Berichte generieren, Dokumente hochladen und optional Cloud-Speicher verbinden oder die Sprachfunktion nutzen. Er ist von der Datenschutzerklärung der Website quotien.com — die nur die Marketing-Website abdeckt — getrennt und ergänzt diese. Bei Widersprüchen in Bezug auf Anwendungsdaten hat dieser Hinweis Vorrang.

2. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Die Rolle von Quotien unterscheidet sich je nach Datenart:

• Kundeninhalte — Interview-Transkripte, erfasste Prozessdaten, Karten, hochgeladene Dokumente und deren Auszüge sowie verbundene Drive-Dateien. Diese gehören der Kundenorganisation und werden von ihr kontrolliert (dem Verantwortlichen). Quotien handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet diese Inhalte nur nach den dokumentierten Weisungen des Kunden zur Erbringung des Dienstes, im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (§13).
• Konto- und Betriebsdaten — Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion, Authentifizierungsdaten sowie technische Protokoll-/ Nutzungsdaten. Hierfür ist Quotien der Verantwortliche.

Kundeninhalte können personenbezogene Daten über die eigenen Mitarbeitenden des Kunden oder Dritte enthalten (z. B. in einer Arbeitsanweisung oder einem Interview genannt). Der Kunde ist dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage für deren Bereitstellung zu verfügen; Quotien verarbeitet sie nach Weisung.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verwenden keine Tracking-Cookies und verkaufen keine personenbezogenen Daten.

4. Warum wir Daten verarbeiten und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Grundlagen (Art. 6 DSGVO; die entsprechenden Grundlagen gelten nach dem schweizerischen DSG):

• Zur Bereitstellung des Dienstes (Interviews führen, Karten/Berichte generieren, Suche, Kontoverwaltung) — Erfüllung eines Vertrags, Art. 6(1)(b); für Kundeninhalte nach Weisung des Verantwortlichen im Rahmen des AVV.
• Optionale Funktionen, die Sie aktivieren (Sprache, Cloud-Konnektoren) — Einwilligung, Art. 6(1)(a); durch Deaktivieren der Funktion widerrufbar.
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Dienstzuverlässigkeit (Protokolle, Ratenbegrenzung) — berechtigte Interessen, Art. 6(1)(f).
• Transaktions-E-Mails (Verifizierung, Einladungen, Zurücksetzen) — Vertragserforderlichkeit.

5. KI-Verarbeitung und Modelltraining

Quotien nutzt KI-Modelle, um Interviews zu führen, Karten und Berichte zu generieren und Embeddings für die Suche zu erstellen. Weder Quotien noch seine KI-Auftragsverarbeiter verwenden Ihre Inhalte, um ihre Modelle zu trainieren — die API-Bedingungen jedes Anbieters (Anthropic, OpenAI, Voyage) schliessen API- Eingaben und -Ausgaben vertraglich vom Modelltraining aus. Inhalte werden diesen Anbietern nur zur Erzeugung Ihrer Ergebnisse übermittelt und danach von ihnen gemäss diesen Bedingungen gelöscht.

6. Verarbeitung von Sprache (Audio)

Die Sprachfunktion ist optional (derzeit nicht in Produktion aktiviert). Bei Nutzung:

• Echtzeit-Pfad (primär): Audio wird direkt zwischen Ihrem Browser und der Realtime-API von OpenAI über eine Peer-to-Peer-Verbindung übertragen. Die Server von Quotien vermitteln nur den Verbindungsaufbau — wir empfangen oder speichern Ihr Audio nicht.
• Diktat-Fallback: Kann die direkte Verbindung nicht hergestellt werden, wird Ihre Aufnahme an die EU-Server von Quotien gesendet und unverzüglich zur Transkription an OpenAI weitergeleitet. Sie wird vorübergehend verarbeitet, um Text zurückzugeben, und wird nicht gespeichert.

In beiden Fällen verarbeitet OpenAI das Audio als Auftragsverarbeiter (§8), und nur das resultierende Transkript wird als Arbeitsbereichsinhalt aufbewahrt.

7. Verbundener Cloud-Speicher (Google Drive / Microsoft)

Verbindet ein Administrator einen Cloud-Drive, greift Quotien nur auf die Dateien und Ordner zu, die der Administrator ausdrücklich auswählt, über den Datei-Picker des Anbieters (Google-Berechtigung drive.file) — niemals auf den gesamten Drive. Wir lesen ausgewählte Dateien ausschliesslich, um deren Text zu extrahieren (§10 Extrahieren und Verwerfen), um Ihren Arbeitsbereich anzureichern. Auszüge werden gelöscht, wenn der Administrator die Datei entfernt, die Integration trennt oder das Konto löscht.

Eingeschränkte Nutzung der Google-APIs. Die Nutzung und Übertragung von aus Google-APIs erhaltenen Informationen durch Quotien entspricht der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Wir nutzen Google-Nutzerdaten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und lassen sie nicht von Menschen lesen, ausser soweit dies für die Sicherheit, zur Einhaltung von Gesetzen oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erforderlich ist.

8. Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Auftragsverarbeiter zum Betrieb des Dienstes ein. Die aktuelle Liste ist auch unter quotien.com/subprocessors veröffentlicht.

9. Internationale Übermittlungen und EU-Datenresidenz

Gespeicherte Daten und die Rechenleistung der Anwendung sind in der EU angesiedelt (Neon Frankfurt, Vercel fra1). Als Schweizer Verantwortlicher sind Übermittlungen zwischen der EU/dem EWR und der Schweiz durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für die Schweiz gedeckt.

Unsere Standard-KI-Auftragsverarbeiter (Anthropic, OpenAI, Voyage) verarbeiten in den USA; diese Übermittlungen stützen sich auf geeignete Garantien — die EU-Standardvertragsklauseln (mit dem vom EDÖB anerkannten Schweizer Addendum) und, sofern ein Anbieter zertifiziert ist, das Data Privacy Framework. Kunden, die eine Inferenz ausschliesslich in der EU verlangen, können ihren eigenen KI-Endpunkt in der EU konfigurieren (§8, letzte Zeile) — z. B. Azure OpenAI in der EU oder Claude auf AWS Bedrock Frankfurt — sodass keine Inhalte die EU zur Inferenz verlassen. E-Mails (Resend) werden in der EU verarbeitet.

10. Aufbewahrung und Löschung

• Hochgeladene/verbundene Dateien: Wir bewahren nur den abgeleiteten Auszug auf — der Inhalt der Originaldatei wird nach der Extraktion gelöscht (Extrahieren und Verwerfen).
• Sprachaudio: nicht gespeichert (§6); nur Transkripte werden aufbewahrt.
• Arbeitsbereichsinhalte und Kontodaten: aufbewahrt, solange das Konto aktiv ist; gelöscht (oder zurückgegeben) auf Anfrage, beim Entfernen eines Dokuments/ Konnektors oder bei Kontolöschung, vorbehaltlich kurzer Backup-Rotations- und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Das Löschen eines Dokuments entfernt seine Segmente und Embeddings.

11. Sicherheit

Wir schützen Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand, logische Isolierung der Daten jeder Organisation, durchgesetzt auf der Datenzugriffsebene, sowie Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Rechte auf KI-Anbieter über plattformseitig gehaltene Zugangsdaten, die niemals anderen Mandanten offengelegt werden. Wo Cloud-Speicher-Konnektoren aktiviert sind, werden Zugriffstoken Dritter im Ruhezustand verschlüsselt. Wir beschränken den internen Zugriff auf Produktionsdaten auf autorisiertes Personal und benachrichtigen betroffene Kunden ohne unangemessene Verzögerung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, wie von der DSGVO und dem schweizerischen DSG gefordert.

12. Ihre Rechte

Nach der DSGVO und dem schweizerischen DSG können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Da Quotien für Arbeitsbereichsinhalte Auftragsverarbeiter ist, sollten Endnutzende (z. B. Mitarbeitende eines Kunden) diese Rechte bei der Kundenorganisation ausüben, die diese Daten kontrolliert; wir unterstützen den Kunden bei der Beantwortung. Für Kontodaten (bei denen Quotien Verantwortlicher ist) kontaktieren Sie uns direkt unter hello@quotien.com. Sie können zudem eine Beschwerde bei Ihrer Datenschutzbehörde einreichen — in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB); in der EU/im EWR bei Ihrer nationalen Aufsichtsbehörde.

13. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA)

Für Kundeninhalte handelt Quotien im Rahmen eines AVV, der die Auftragsverarbeiter-Pflichten nach Art. 28 DSGVO, diese Liste der Unterauftragsverarbeiter (mit einem Mechanismus zum Widerspruch gegen neue Unterauftragsverarbeiter) sowie die EU-Standardvertragsklauseln (mit dem Schweizer Addendum) für Weiterübermittlungen einbezieht. Ein AVV ist für Kunden auf Anfrage unter hello@quotien.com verfügbar.

14. Änderungen und Kontakt

Wir veröffentlichen Änderungen hier mit aktualisierter Version und Datum und informieren Kunden über wesentliche Änderungen (einschliesslich neuer Unterauftragsverarbeiter) im Voraus, sofern erforderlich.

Verantwortlicher: Quotien Switzerland, 1950 Sion, Schweiz

Kontakt: hello@quotien.com