Quotien Application: Datenschutzhinweis

1. Geltungsbereich

Dieser Hinweis gilt für die Quotien-Anwendung, das angemeldete Produkt, in dem Organisationen KI-gestützte Prozessinterviews führen, Karten erstellen, Berichte generieren, Dokumente hochladen und optional Cloud-Speicher verbinden, ein operatives System wie Zendesk, Jira oder ServiceNow verbinden, einen Team-Chat-Workspace (Slack) verbinden oder die Sprachfunktion nutzen. Er ist von der Datenschutzerklärung der Website quotien.com, die nur die Marketing-Website abdeckt, getrennt und ergänzt diese. Bei Widersprüchen in Bezug auf Anwendungsdaten hat dieser Hinweis Vorrang.

2. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Die Rolle von Quotien unterscheidet sich je nach Datenart:

• Kundeninhalte: Interview-Transkripte, erfasste Prozessdaten, Karten, hochgeladene Dokumente und deren Auszüge, verbundene Drive-Dateien, die Datensätze, die wir aus einem verbundenen operativen System lesen, sowie die Auszüge, die wir aus einem verbundenen Slack-Workspace aufbewahren. Diese gehören der Kundenorganisation und werden von ihr kontrolliert (dem Verantwortlichen). Quotien handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet diese Inhalte nur nach den dokumentierten Weisungen des Kunden zur Erbringung des Dienstes, im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (§13).
• Konto- und Betriebsdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion, Authentifizierungsdaten sowie technische Protokoll-/ Nutzungsdaten. Hierfür ist Quotien der Verantwortliche.

Kundeninhalte können personenbezogene Daten über die eigenen Mitarbeitenden des Kunden oder Dritte enthalten (z. B. in einer Arbeitsanweisung oder einem Interview genannt). Der Kunde ist dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage für deren Bereitstellung zu verfügen; Quotien verarbeitet sie nach Weisung.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verwenden keine Tracking-Cookies und verkaufen keine personenbezogenen Daten.

4. Warum wir Daten verarbeiten und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Grundlagen (Art. 6 DSGVO; die entsprechenden Grundlagen gelten nach dem schweizerischen DSG):

• Zur Bereitstellung des Dienstes (Interviews führen, Karten/Berichte generieren, Suche, Kontoverwaltung): Erfüllung eines Vertrags, Art. 6(1)(b); für Kundeninhalte nach Weisung des Verantwortlichen im Rahmen des AVV.
• Optionale Funktionen, die Sie aktivieren (Sprache, Konnektoren für Cloud-Speicher, operative Systeme und Team-Chat): Einwilligung, Art. 6(1)(a). Die Sprachfunktion wird nur genutzt, wenn Sie eine Sprachsitzung starten oder diktieren; ein Widerruf bedeutet daher, sie nicht zu nutzen. Ein Konnektor kann von einer Administration im Produkt getrennt werden, und wer einen Konnektor autorisiert hat, kann den Zugriff von Quotien zudem direkt beim Anbieter widerrufen. Eine Administration kann zudem das Lesen eines einzelnen Slack-Kanals durch Quotien beenden (§7).
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Dienstzuverlässigkeit (Protokolle, Ratenbegrenzung): berechtigte Interessen, Art. 6(1)(f).
• Transaktions-E-Mails (Verifizierung, Einladungen, Zurücksetzen): Vertragserforderlichkeit.

5. KI-Verarbeitung und Modelltraining

Quotien nutzt KI-Modelle, um Interviews zu führen, Karten und Berichte zu generieren, den Text hochgeladener Dokumente zu extrahieren und Embeddings für die Suche zu erstellen. Bei der Extraktion wird die Datei selbst an das Modell gesendet: Ein von Ihnen hochgeladenes PDF oder Bild wird daher von dem für Ihren Arbeitsbereich konfigurierten KI-Anbieter verarbeitet. Ist ein operatives System verbunden, wird zudem die eigene Zusammenfassungszeile jedes Datensatzes an unseren Embedding-Anbieter (§8) gesendet, damit zusammengehörige Vorgänge einander zugeordnet werden können. Ist Slack verbunden, wird kein Text einer Slack-Nachricht an ein KI-Modell gesendet (§7). Weder Quotien noch seine KI-Auftragsverarbeiter verwenden Ihre Inhalte, um ihre Modelle zu trainieren; die API-Bedingungen jedes freigegebenen Anbieters schliessen API-Eingaben und -Ausgaben vertraglich vom Modelltraining aus. Inhalte werden diesen Anbietern nur zur Erzeugung Ihrer Ergebnisse übermittelt und danach von ihnen gemäss diesen Bedingungen gelöscht. Dies gilt für Slack-Daten wie für Ihre übrigen Inhalte, wie es auch die Bedingungen von Slack verlangen.

Produktrecherche. Wenn eine Administratorin oder ein Administrator ein Tool zum Register hinzufügt, durchsucht Quotien das öffentliche Web nach diesem Produkt und lässt das Modell zusammenfassen, was es kann, damit Berichte konkret auf Ihre vorhandene Software eingehen können. Nur der Produktname verlässt den Arbeitsbereich; die zurückgelieferten Seiten sind öffentliche Herstellerdokumentation. Ein als intern entwickelt markiertes Tool wird nie gesucht, denn der Name eines internen Systems ist selbst schützenswert.

6. Verarbeitung von Sprache (Audio)

Die Sprachfunktion ist optional und wird nur genutzt, wenn Sie eine Sprachsitzung starten oder diktieren. Bei Nutzung:

• Echtzeit-Pfad (primär): Audio wird direkt zwischen Ihrem Browser und der Realtime-API von OpenAI über eine Peer-to-Peer-Verbindung übertragen. Die Server von Quotien vermitteln nur den Verbindungsaufbau; wir empfangen oder speichern Ihr Audio nicht.
• Diktat-Fallback: Kann die direkte Verbindung nicht hergestellt werden, wird Ihre Aufnahme an die EU-Server von Quotien gesendet und unverzüglich zur Transkription an OpenAI weitergeleitet. Sie wird vorübergehend verarbeitet, um Text zurückzugeben, und wird nicht gespeichert.

In beiden Fällen verarbeitet OpenAI das Audio als Auftragsverarbeiter (§8), und nur das resultierende Transkript wird als Arbeitsbereichsinhalt aufbewahrt.

7. Verbundene Systeme

Cloud-Speicher (Google Drive). Eine Administration kann einen Drive für die gesamte Organisation verbinden, ein Mitglied den eigenen. In beiden Fällen greift Quotien nur auf die Dateien zu, die diese Person ausdrücklich auswählt, über den Datei-Picker von Google (Berechtigung drive.file), niemals auf den gesamten Drive. Wir lesen ausgewählte Dateien ausschliesslich, um deren Text zu extrahieren (§10), um Ihren Arbeitsbereich anzureichern.

Was das Trennen bewirkt, und was nicht. Das Trennen löscht die Zugangsdaten, die Quotien für die Verbindung gespeichert hat; danach wird nichts mehr aus der Quelle gelesen. Bei Google Drive, Zendesk und ServiceNow fordert Quotien den Anbieter zudem auf, den erteilten Zugriff zu widerrufen, und teilt der Person, welche die Verbindung trennt, mit, ob der Anbieter dies bestätigt hat. Hat der Anbieter es nicht bestätigt oder konnte er nicht angefragt werden, sieht diese Person, wo sie den Zugriff beim Anbieter widerrufen kann, und kann die Anfrage, falls sie fehlgeschlagen ist, bis zu 15 Minuten lang von derselben Seite aus erneut stellen; dafür behält die Seite höchstens 15 Minuten lang eine verschlüsselte Kopie des Tokens, die nur Quotien öffnen kann. Bei Jira kann Quotien diesen Zugriff nicht selbst widerrufen, weil Atlassian dies für Apps nicht vorsieht: Er wird entzogen, indem Quotien aus den verbundenen Apps des Atlassian-Kontos entfernt wird, das ihn autorisiert hat. Wer eine Verbindung autorisiert hat, kann den Zugriff von Quotien auch direkt beim Anbieter widerrufen. Das Trennen löscht nicht den bereits aus den ausgewählten Dateien extrahierten Text: Dieser Auszug ist der eigene Inhalt Ihrer Organisation und verbleibt im Arbeitsbereich, bis das Dokument gelöscht wird oder der Arbeitsbereich selbst. Ebenso löscht das Entfernen oder Aufheben der Freigabe einer Datei in Google Drive keinen bereits erstellten Auszug. Um den Auszug zu entfernen, löschen Sie das Dokument in Quotien; §10 legt dar, was dies entfernt und was nicht.

Operative Systeme (Zendesk, Jira, ServiceNow). Eine Administration kann ein Service-Desk- oder Vorgangssystem verbinden, damit Quotien messen kann, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. Wir lesen ausschliesslich Datensätze und deren Verlauf; wir erstellen, ändern oder schliessen keine Datensätze in Ihren Systemen. Von jedem Datensatz speichern wir seine Zusammenfassungszeile, die Abfolge der Handlungen dazu und eine Kennung der handelnden Person. Diese Kennung wird einmal pro Person gespeichert, damit sie auf Anfrage gefunden und gelöscht werden kann; auf den einzelnen Ereignisdatensätzen erscheint die handelnde Person nur pseudonymisiert. Diese Datensätze beschreiben häufig Personen, die keine Quotien-Nutzer sind (Ihre Mitarbeitenden und die Personen, die sich an sie gewandt haben) und sind Kundeninhalte, die von Ihrer Organisation kontrolliert werden (§2). Ist Jira verbunden, verlangt Atlassian, dass wir die bei uns vorhandenen Kontokennungen regelmässig an Atlassian melden, damit dortige Löschungen bei uns ankommen; dies geschieht wöchentlich und überträgt keine weiteren Inhalte.

Team-Chat (Slack). Eine Administration kann einen Slack-Workspace verbinden; die Installation in Slack muss ein Admin oder Inhaber dieses Workspaces abschliessen. Quotien fordert bei Slack drei Leseberechtigungen an (die öffentlichen Kanäle des Workspaces sehen, die Nachrichten eines öffentlichen Kanals lesen, dem seine App hinzugefügt wurde, und ein Mitglied nachschlagen) und nimmt keine weitere an. Quotien liest nur einen öffentlichen Kanal, dem ein Mitglied des Kanals die Quotien-App hinzugefügt hat und den eine Administration benannt hat. Es liest nie Direktnachrichten, Gruppennachrichten, private Kanäle, Dateien oder das Mitgliederverzeichnis des Workspaces. Es hört innerhalb von etwa einer Stunde auf, einen Kanal zu lesen, nachdem dieser mit einer anderen Organisation geteilt wurde, und bewahrt nie die Nachricht einer Person ausserhalb des Workspaces auf; ist der Kanal nicht mehr geteilt, liest Quotien dort weiter, wo es aufgehört hat (nach 7 Tagen erst, wenn eine Administration einen neuen Probelauf genehmigt), einschliesslich dessen, was die eigenen Mitglieder des Workspaces während der Teilung geschrieben haben. Bevor jemand einen benannten Kanal genehmigt, liest ein Probelauf die letzten 15 Nachrichten des Kanals und schlägt deren verfassende Personen nach; aufbewahrt werden nur die daraus berechneten Zahlen. Sobald eine Administration ihn genehmigt hat, liest Quotien die Nachrichten und Thread-Antworten des Kanals bis zum Beginn des genehmigten Zeitraums (30 Tage, sofern die Administration nicht weniger oder mehr wählt, höchstens 90), danach etwa stündlich seine neuen Nachrichten; täglich liest es die letzten 7 Tage des Kanals erneut, und wöchentlich prüft es die älteren Nachrichten, die es führt, um zu erkennen, was bearbeitet oder gelöscht wurde. Es schlägt jede verfassende Person in Slack nach, um zu prüfen, ob sie vollwertiges Mitglied des Workspaces ist. Quotien stellt der Administration einen kurzen Hinweis bereit, den sie in jedem benannten Kanal veröffentlichen kann, damit die Personen darin Bescheid wissen.

Was Quotien aus Slack aufbewahrt, und wer es sieht. Nur eine Nachricht, die den Schlüssel eines Arbeitselements nennt, das Ihre Organisation bereits in Quotien führt (einen Jira-Vorgangsschlüssel oder einen Link auf eines Ihrer Zendesk-Tickets oder ServiceNow-Datensätze), wird aufbewahrt: als Auszug von höchstens 2.000 Zeichen an diesem Arbeitselement, mit Kanal, Zeitpunkt und Thread, einem Link auf die Nachricht in Slack und einem Pseudonym der verfassenden Person. Von jeder anderen Nachricht wird nichts aufbewahrt: Sie wird gelesen und verworfen. Ebenso wenig aufbewahrt werden die Nachricht eines Bots, einer App, eines Gastes, einer Person ausserhalb des Workspaces oder einer wie unten beschrieben gelöschten Person, eine Nachricht, die mehr als drei Arbeitselemente nennt, sowie alles, was veröffentlicht wurde, bevor der Kanal zuletzt öffentlich gemacht wurde. Neben jedem Auszug bewahrt Quotien eine Aufzeichnung auf, dass die Nachricht dieses Arbeitselement genannt hat. Diese Aufzeichnung enthält weder Text noch verfassende Person, verweist aber auf die Nachricht in Slack (ihren Kanal und Zeitpunkt); sie bleibt erhalten, bis der Arbeitsbereich gelöscht wird, sie fliesst nicht in die Analyse Ihrer Prozesse ein, und sobald ihr Auszug gelöscht ist, wird sie niemandem gezeigt. Quotien bewahrt zudem den Namen jedes benannten Kanals, seine Einstellungen in Quotien und Zählwerte dessen auf, was es daraus gelesen hat, die weder Nachrichtentext enthalten noch eine verfassende Person nennen, bis der Arbeitsbereich gelöscht wird, auch nachdem die Benennung des Kanals aufgehoben oder Slack getrennt wurde. Ein Auszug kann in Quotien nur von den Mitgliedern des Teams (in Quotien als Funktion bezeichnet) gelesen werden, das eine Administration seinem Kanal zugewiesen hat, oder von der ganzen Organisation, sobald eine Administration den Kanal erweitert; es gibt keine Ausnahme für Administrationen, und wer eine Nachricht geschrieben hat, wird nicht angezeigt. Kein Text einer Slack-Nachricht wird an ein KI-Modell gesendet, und Slack-Daten werden nie zum Training eines Modells verwendet.

Wie lange Slack-Auszüge aufbewahrt werden. Ein Auszug wird höchstens 12 Monate nach der Veröffentlichung seiner Nachricht aufbewahrt, und kürzer, wenn die Grenzen, die Slack der Lesehäufigkeit von Quotien setzt, eine erneute Prüfung älterer Nachrichten nur über einen kürzeren Zeitraum erlauben; die Slack-Seite in Quotien nennt diesen Zeitraum. Wird eine Nachricht in Slack gelöscht, wird ihr Auszug innerhalb von etwa einer Woche gelöscht, und höchstens innerhalb von etwa zwei Wochen, wenn der Kanal in der Zwischenzeit pausiert war oder Slack nicht gelesen werden konnte. Eine Bearbeitung einer Nachricht wird ebenso innerhalb von etwa einer Woche übernommen, und eine Nachricht, die so bearbeitet wurde, dass sie das Arbeitselement nicht mehr nennt, verliert ihren Auszug. Quotien hört auf, einen Kanal zu lesen, und pausiert ihn, wenn die Quotien-App aus ihm entfernt wird, er mit einer anderen Organisation geteilt oder archiviert wird, an einem Tag mehr seiner Nachrichten aufbewahrt werden, als seine genehmigte Grenze erlaubt, Slack den Zugriff von Quotien verweigert oder mehr als die drei Berechtigungen meldet, oder Quotien seinen täglichen Abgleich mit Slack zwei Tage lang nicht abschliessen kann, oder seinen wöchentlichen acht Tage lang; ein Kanal, der nach 7 Tagen noch pausiert ist, verliert dann seine Auszüge. Wird ein Kanal nicht mehr benannt oder wird Slack getrennt, werden seine Auszüge sofort gelöscht, und stellt Quotien fest, dass ein Kanal privat gemacht oder gelöscht wurde, werden sie gelöscht, sobald es dies feststellt: Anders als bei den operativen Konnektoren löscht das Trennen von Slack die Auszüge, die Quotien daraus aufbewahrt hat. Was nach einer Trennung bleibt, enthält keinen Nachrichtentext und bleibt, bis der Arbeitsbereich gelöscht wird: die Aufzeichnungen ohne Text sowie Name, Einstellungen und Zählwerte jedes Kanals, wie oben beschrieben, und die Liste der gelöschten Personen, wie unten beschrieben. Das Trennen fordert Slack zudem auf, den Zugriff von Quotien zu widerrufen, und teilt der Administration mit, was Slack geantwortet hat; hat Slack dies nicht bestätigt, kann die Quotien-App im Workspace noch installiert sein, und die Administration wird aufgefordert, sie dort zu entfernen.

Löschung einer Person, die in Slack geschrieben hat. Eine Person, die in einem benannten Kanal geschrieben hat, kann bei der Organisation, die den Workspace verbunden hat, verlangen, dass die Auszüge ihrer Nachrichten gelöscht werden (§12). Quotien löscht dann jeden Auszug ihrer Nachrichten in dieser Organisation und setzt ein Pseudonym dieser Person auf die Liste der gelöschten Personen der Organisation, damit kein späteres Lesen ihre Nachrichten erneut erfasst; das Pseudonym enthält weder Namen noch Slack-Kennung noch Text und wird aufbewahrt, bis die Organisation gelöscht wird. Die Aufzeichnungen ohne Text, dass ihre Nachrichten ein Arbeitselement genannt haben, bleiben erhalten, wie oben beschrieben. Eine Löschung findet eine Person über das, was sie geschrieben hat, nicht über das, was andere über sie geschrieben haben: Der Auszug der Nachricht einer anderen Person, die sie nennt, entfällt, wenn diese Nachricht in Slack gelöscht oder bearbeitet wird, wenn ihr Kanal nicht mehr benannt ist oder wenn ihre 12 Monate ablaufen. Dieser Hinweis ist zugleich die Datenschutzerklärung der Slack-App von Quotien.

Eingeschränkte Nutzung der Google-APIs. Die Nutzung und Übertragung von aus Google-APIs erhaltenen Informationen durch Quotien entspricht der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Wir nutzen Google-Nutzerdaten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und lassen sie nicht von Menschen lesen, ausser soweit dies für die Sicherheit, zur Einhaltung von Gesetzen oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erforderlich ist.

8. Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Auftragsverarbeiter zum Betrieb des Dienstes ein. Die aktuelle Liste ist auch unter quotien.com/subprocessors veröffentlicht.

9. Internationale Übermittlungen und EU-Datenresidenz

Gespeicherte Daten und die Rechenleistung der Anwendung sind in der EU angesiedelt (Neon Frankfurt; Vercel fra1; ein Hintergrund-Worker auf OVHcloud in Frankfurt). Als Schweizer Verantwortlicher sind Übermittlungen zwischen der EU/dem EWR und der Schweiz durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für die Schweiz gedeckt.

Unsere LLM-Auftragsverarbeiter (Anthropic und optional OpenAI) sowie der für die Produktrecherche genutzte Websuche-Auftragsverarbeiter (Tavily) verarbeiten in den USA; diese Übermittlungen stützen sich auf geeignete Garantien: die EU-Standardvertragsklauseln (mit dem vom EDÖB anerkannten Schweizer Addendum) und, sofern ein Anbieter zertifiziert ist, das Data Privacy Framework. Kunden, die eine Inferenz ausschliesslich in der EU verlangen, können uns bitten, für ihre Organisation einen KI-Endpunkt in der EU freizugeben (§8, letzte Zeile), zum Beispiel Azure OpenAI in der EU. Wir prüfen den Host und nehmen ihn in die Freigabeliste auf, bevor er genutzt werden kann; dies wird daher mit uns vereinbart und ist nicht selbst einrichtbar. Zwei Grenzen sind wesentlich: Dies betrifft die Textgenerierung, und Sprachfunktion und Diktat laufen stets über unseren eigenen OpenAI-Endpunkt in den Vereinigten Staaten; eine Organisation, die eine ausschliesslich europäische Verarbeitung benötigt, sollte sie daher nicht nutzen. E-Mails (Resend) werden in der EU verarbeitet.

10. Aufbewahrung und Löschung

• Hochgeladene/verbundene Dateien: Wir bewahren nur den abgeleiteten Auszug auf; der Inhalt der Originaldatei wird nach der Extraktion gelöscht (Extrahieren und Verwerfen). Eine hochgeladene Originaldatei wird in unserer EU-Datenbank nur bis zur Extraktion vorgehalten, in der Regel Sekunden bis Minuten. Kann die Extraktion noch nicht erfolgen (etwa weil der Arbeitsbereich sein monatliches KI-Kontingent ausgeschöpft hat), wird die Datei aufbewahrt, bis sie verarbeitet werden kann, gegebenenfalls bis zur Erneuerung des Kontingents; das Löschen des Dokuments entfernt sie sofort. Aus einem verbundenen Drive gelesene Dateien werden nie in ihrer Originalform gespeichert.
• Sprachaudio: nicht gespeichert (§6); nur Transkripte werden aufbewahrt.
• Arbeitsbereichsinhalte: aufbewahrt, solange der Arbeitsbereich aktiv ist, und auf Anfrage gelöscht (oder zurückgegeben). Das Löschen der Organisation löscht den Arbeitsbereich und alles darin, einschliesslich Karten, Dokumenten und deren Auszügen, Berichten sowie aus verbundenen Systemen importierten Datensätzen; Audit-Aufzeichnungen werden darüber hinaus aufbewahrt, wie unten dargelegt. Das Trennen eines Konnektors löscht bereits importierte Inhalte nicht (§7), mit einer Ausnahme: Das Trennen von Slack oder das Aufheben der Benennung eines seiner Kanäle löscht die Auszüge, die Quotien daraus aufbewahrt hat, sofort, und ein Slack-Auszug wird ansonsten höchstens 12 Monate aufbewahrt (§7).
• Kontodaten: auf Anfrage gelöscht oder pseudonymisiert. Die Löschung einer Person entfernt ihre Anmeldedaten, Sitzungen, Konnektor-Token und Mitgliedschaften in Arbeitsbereichen und ersetzt Name und E-Mail durch ein Pseudonym. Sie löscht nicht die von ihr erstellte Arbeit: Karten, Interviews, Dokumente und Berichte gehören der Kundenorganisation, die sie kontrolliert (§2). Ein Dokument kann von der Person, die es hinzugefügt hat, oder von einer Administration gelöscht werden, die es in ihrer Dokumentenliste sieht. Ist diese Person nicht mehr Mitglied des Arbeitsbereichs, wird ein Dokument, das in keiner Dokumentenliste einer Administration erscheint, etwa eines, das diese Person privat gehalten hat, entfernt, wenn die Organisation uns darum bittet oder sein Arbeitsbereich gelöscht wird. Eine Karte samt ihrem Interview und ihren Berichten kann in Quotien einzeln nur von dem Mitglied gelöscht werden, dem sie zugeordnet ist; ist diese Person nicht mehr Mitglied des Arbeitsbereichs, etwa nach ihrer Löschung, wird die Karte entfernt, wenn die Organisation uns darum bittet oder ihr Arbeitsbereich gelöscht wird, sofern sie nicht in der Warteschlange eines Teams (in Quotien als Funktion bezeichnet) wartet und vorher von einem Mitglied dieses Teams übernommen wird. Ein minimaler Platzhalter bleibt erhalten, damit die eigene Historie der Organisation nachvollziehbar bleibt.
• Audit-Aufzeichnungen (wer wann was getan hat) werden als Nachweis mindestens zwölf Monate aufbewahrt, auch nachdem der Arbeitsbereich, auf den sie sich beziehen, gelöscht wurde. Eine routinemässige Wartung löscht sie, sobald sie älter als zwölf Monate sind; da sich diese Wartung verzögern kann, kann eine Aufzeichnung auch länger aufbewahrt werden. Sie können nicht verändert werden, mit einer Ausnahme: Eine ältere Aufzeichnung einer Google-Drive-Verbindung kann die E-Mail-Adresse des verbundenen Google-Kontos enthalten, und die Löschung einer Person entfernt diese Adresse, wenn sie mit der E-Mail-Adresse übereinstimmt, die die Person für Quotien verwendet. Aufzeichnungen eines bereits gelöschten Arbeitsbereichs werden davon nicht erfasst.
• Das Löschen eines Dokuments löscht das Dokument, seinen Auszug, die daraus erstellten Segmente und Embeddings sowie eine gegebenenfalls noch auf die Verarbeitung wartende Originaldatei; das Dokument wird danach nicht mehr für die Suche herangezogen. Was bereits damit erstellt wurde, wird nicht mit ihm gelöscht. Interviews, Karten und Berichte, die auf das Dokument zurückgegriffen haben, behalten, was sie daraus übernommen haben, etwa in einem Interview als Nachweis festgehaltene Auszüge, bis die Karte, zu der sie gehören, oder der Arbeitsbereich gelöscht wird; manches davon kann auch die Karte überdauern, wie im nächsten Punkt dargelegt.
• Inhalte, die eine Karte oder ein Dokument überdauern: Manche aus Karten und Dokumenten erstellten Inhalte bleiben im Arbeitsbereich, nachdem die Karte oder das Dokument, aus dem sie stammen, gelöscht wurde. Die schriftliche Zusammenfassung, die Quotien aus allen Berichten eines Arbeitsbereichs erstellt, behält, was sie aus dem Bericht einer gelöschten Karte übernommen hat, bis eine Administration die Zusammenfassung neu erstellt (wofür noch mindestens ein Bericht vorhanden sein muss) oder der Arbeitsbereich gelöscht wird. Wurde ein operatives System verbunden, kann Quotien ein schriftliches Verfahren mit dem Prozess vergleichen, den es beschreibt, und festhalten, ob eine Karte einen in diesem System beobachteten Prozess beschreibt. Ein Befund aus diesem Vergleich kann das Dokument und die Karte zitieren und wird aufbewahrt, bis der Arbeitsbereich gelöscht wird. Die Aufzeichnung einer vorgeschlagenen Übereinstimmung behält den Namen der Karte, die übereinstimmenden Schritte und die dafür angegebene Begründung, bis die Karte gelöscht wird. Das Löschen der Karte löscht eine vorgeschlagene Übereinstimmung, die noch niemand beantwortet hat. Hat eine Administration sie bereits beantwortet, bleibt kein Inhalt der Karte erhalten: Die Aufzeichnung behält die Antwort (ob die Karte diesen Prozess beschreibt, wer geantwortet hat und wann), den Wert und die Schrittzahlen, auf denen die Übereinstimmung beruhte, welches Verfahren sie vorgeschlagen hat, und die interne Kennung der gelöschten Karte. Entfernt Quotien eine Karte auf Wunsch der Organisation, werden die Aufzeichnungen ihrer vorgeschlagenen Übereinstimmungen bei der nächsten täglichen Wartung ebenso behandelt, oder bei einer späteren, falls sich diese Wartung verzögert.
• Fakten zu Ihren Prozessen: Quotien führt eine strukturierte Aufzeichnung ein, die festhält, was Ihre Inhalte über Ihre Prozesse aussagen. Sobald sie genutzt wird, ist jeder Fakt darin an den Inhalt gebunden, dem er entnommen wurde: ein Schritt etwa an die Karte, die ihn zeigt, und der Titel eines Dokuments an das Dokument und an die Karte, an die es angehängt ist. Wird dieser Inhalt gelöscht, werden die daraus entnommenen Fakten zurückgezogen: Sie werden nicht mehr angezeigt oder verwendet, bleiben aber gespeichert, bis der Arbeitsbereich gelöscht wird. Ausgenommen ist eine Regel dafür, wie ein Prozess ablaufen muss, etwa ein Schritt, den eine Person genehmigen muss, oder ein Prozess, der einen anderen steuert. Das Löschen des Inhalts, dem eine solche Regel entnommen wurde, hebt die Regel nicht von selbst auf und macht sie niemandem sichtbar, der sie nicht bereits sehen konnte. Die Regel kann nur aufgehoben werden, wenn eine Administration oder das Mitglied, dem die Karte zugeordnet ist, welche die Regel enthält (bei einem Prozess, der einen anderen steuert, die Karte des steuernden Prozesses), die Aufhebung bestätigt, was als Prüfung dieser Person festgehalten wird. Eine Karte, die eine solche Regel enthält oder auf die sich eine solche Regel bezieht, kann in Quotien daher erst einzeln gelöscht werden, wenn die löschende Person die Aufhebung der Regel bestätigt; wer die Aufhebung der Regel nicht bestätigen kann, kann die Karte nicht löschen, solange die Regel besteht. Wurde eine solche Regel einer Verbindung zwischen zwei Prozessen entnommen und wird nur diese Verbindung gelöscht, während die Karten beider Prozesse bestehen bleiben, bleibt die Regel in Kraft und für diejenigen sichtbar, die sie bereits sehen konnten, mit dem Hinweis, dass ihre Quelle entfernt wurde, bis sie auf diese Weise aufgehoben wird. Eine aufgehobene Regel wird danach wie jeder andere Fakt zurückgezogen.
• Gelöschte Daten können in Datenbanksicherungen und Wiederherstellungskopien verbleiben, bis diese ablaufen oder entfernt werden.

11. Sicherheit

Wir schützen Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand, logische Isolierung der Daten jeder Organisation, durchgesetzt auf der Datenzugriffsebene, sowie Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Rechte auf KI-Anbieter über plattformseitig gehaltene Zugangsdaten, die niemals anderen Mandanten offengelegt werden. Die Zugriffstoken, die Quotien für einen Konnektor hält, auch für Slack, werden im Ruhezustand verschlüsselt. Wir beschränken den internen Zugriff auf Produktionsdaten auf autorisiertes Personal und benachrichtigen betroffene Kunden ohne unangemessene Verzögerung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, wie von der DSGVO und dem schweizerischen DSG gefordert.

12. Ihre Rechte

Nach der DSGVO und dem schweizerischen DSG können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Da Quotien für Arbeitsbereichsinhalte Auftragsverarbeiter ist, sollten Endnutzende (z. B. Mitarbeitende eines Kunden) diese Rechte bei der Kundenorganisation ausüben, die diese Daten kontrolliert; wir unterstützen den Kunden bei der Beantwortung. Eine Person, die in einem verbundenen Slack-Kanal geschrieben hat und oft selbst Quotien nicht nutzt, kann auf diesem Weg die Auszüge ihrer Nachrichten löschen lassen, wie §7 darlegt. Für Kontodaten (bei denen Quotien Verantwortlicher ist) kontaktieren Sie uns direkt unter hello@quotien.com; §10 beschreibt genau, was eine Löschung entfernt und was bei der Kundenorganisation verbleibt. Sie können zudem eine Beschwerde bei Ihrer Datenschutzbehörde einreichen: in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB); in der EU/im EWR bei Ihrer nationalen Aufsichtsbehörde.

13. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA)

Für Kundeninhalte handelt Quotien im Rahmen eines AVV, der die Auftragsverarbeiter-Pflichten nach Art. 28 DSGVO, diese Liste der Unterauftragsverarbeiter (mit einem Mechanismus zum Widerspruch gegen neue Unterauftragsverarbeiter) sowie die EU-Standardvertragsklauseln (mit dem Schweizer Addendum) für Weiterübermittlungen einbezieht. Ein AVV ist für Kunden auf Anfrage unter hello@quotien.com verfügbar.

14. Änderungen und Kontakt

Wir veröffentlichen Änderungen hier mit aktualisierter Version und Datum und informieren Kunden über wesentliche Änderungen (einschliesslich neuer Unterauftragsverarbeiter) im Voraus, sofern erforderlich.

Verantwortlicher: Quotien Switzerland, 1950 Sion, Schweiz Kontakt: hello@quotien.com