Quotien Application : Déclaration de confidentialité

1. Champ d'application

La présente déclaration couvre l'application Quotien, le produit accessible après connexion, où les organisations mènent des entretiens de processus assistés par IA, construisent des cartes, génèrent des rapports, téléversent des documents et, en option, connectent un stockage cloud, connectent un système opérationnel tel que Zendesk, Jira ou ServiceNow, connectent un espace de travail de messagerie d'équipe (Slack), ou utilisent la voix. Elle est distincte de la politique de confidentialité du site quotien.com, qui ne couvre que le site marketing, et la complète. En cas de contradiction pour les données de l'application, la présente déclaration prévaut.

2. Responsable du traitement et sous-traitant

Le rôle de Quotien diffère selon le type de données :

• Contenu client : transcriptions d'entretiens, données de processus capturées, cartes, documents téléversés et leurs extraits, fichiers de drive connectés, les enregistrements que nous lisons depuis un système opérationnel connecté, et les extraits que nous conservons d'un espace de travail Slack connecté. Ces données appartiennent à l'organisation cliente et sont contrôlées par elle (le responsable du traitement). Quotien agit comme sous-traitant, ne traitant ce contenu que sur instructions documentées du client afin de fournir le service, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (§13).
• Données de compte et opérationnelles : nom, e-mail professionnel, entreprise, fonction, données d'authentification et journaux techniques/ d'usage d'un utilisateur. Pour celles-ci, Quotien est responsable du traitement.

Le contenu client peut inclure des données personnelles concernant les propres employés du client ou des tiers (p. ex. nommés dans une procédure ou un entretien). Il incombe au client de disposer d'une base légale pour le fournir ; Quotien le traite selon ses instructions.

3. Informations que nous traitons

Nous n'utilisons pas de cookies de suivi et ne vendons pas de données personnelles.

4. Pourquoi nous traitons ces données, et bases légales

Nous traitons les données personnelles sur les bases suivantes (art. 6 RGPD ; les motifs équivalents s'appliquent sous la LPD suisse) :

• Pour fournir le service (mener les entretiens, générer cartes/rapports, recherche, gestion du compte) : exécution d'un contrat, art. 6(1)(b) ; pour le contenu client, sur instructions du responsable du traitement dans le cadre du contrat de sous-traitance.
• Fonctions optionnelles que vous activez (voix, connecteurs de stockage cloud, de systèmes opérationnels et de messagerie d'équipe) : consentement, art. 6(1)(a). La voix n'est utilisée que lorsque vous démarrez une session vocale ou dictez : y renoncer revient à ne pas l'utiliser. Un connecteur peut être déconnecté par un administrateur dans le produit, et toute personne ayant autorisé un connecteur peut également révoquer l'accès de Quotien directement auprès du fournisseur. Un administrateur peut aussi arrêter la lecture d'un seul canal Slack par Quotien (§7).
• Sécurité, prévention des abus et fiabilité du service (journaux, limitation de débit) : intérêts légitimes, art. 6(1)(f).
• E-mails transactionnels (vérification, invitations, réinitialisations) : nécessité contractuelle.

5. Traitement par IA et entraînement des modèles

Quotien utilise des modèles d'IA pour mener les entretiens, générer cartes et rapports, extraire le texte des documents que vous téléversez, et créer des vecteurs pour la recherche. L'extraction envoie le fichier lui-même au modèle : un PDF ou une image que vous téléversez est donc traité par le fournisseur d'IA configuré pour votre espace de travail. Lorsqu'un système opérationnel est connecté, la ligne de résumé propre à chaque enregistrement est également envoyée à notre fournisseur d'embeddings (§8) afin de rapprocher les travaux liés. Lorsque Slack est connecté, aucun texte de message Slack n'est envoyé à un modèle d'IA (§7). Ni Quotien ni ses sous-traitants d'IA n'utilisent votre contenu pour entraîner leurs modèles : les conditions d'API de chaque fournisseur approuvé excluent contractuellement les entrées et sorties d'API de l'entraînement des modèles. Le contenu n'est envoyé à ces fournisseurs que pour produire vos résultats, puis supprimé par eux selon ces conditions. Cela couvre les données Slack comme le reste de votre contenu, ce que les conditions de Slack exigent également.

Identification des produits. Lorsqu'un administrateur ajoute un outil au registre, Quotien recherche ce produit sur le web public et demande au modèle de résumer ses fonctions, afin que les rapports soient précis sur les logiciels que vous possédez déjà. Seul le nom du produit quitte l'espace de travail ; les pages renvoyées sont de la documentation éditeur publique. Un outil marqué comme développé en interne n'est jamais recherché, car le nom d'un système interne est lui-même sensible.

6. Traitement de la voix (audio)

La voix est une fonction optionnelle, utilisée uniquement lorsque vous démarrez une session vocale ou dictez. Lorsqu'elle est utilisée :

• Voie temps réel (principale) : l'audio circule directement entre votre navigateur et l'API Realtime d'OpenAI via une connexion pair-à-pair. Les serveurs de Quotien n'assurent que l'établissement de la connexion ; nous ne recevons ni ne stockons votre audio.
• Repli par dictée : si la connexion directe ne peut être établie, votre enregistrement est envoyé aux serveurs EU de Quotien et immédiatement transmis à OpenAI pour transcription. Il est traité de manière transitoire pour renvoyer du texte et n'est pas stocké.

Dans les deux cas, OpenAI traite l'audio en tant que sous-traitant (§8) et seule la transcription obtenue est conservée comme contenu de l'espace de travail.

7. Systèmes connectés

Stockage cloud (Google Drive). Un administrateur peut connecter un drive pour toute l'organisation, et un membre peut connecter le sien. Dans les deux cas, Quotien accède uniquement aux fichiers que cette personne sélectionne explicitement via le sélecteur de fichiers de Google (autorisation drive.file), jamais à l'ensemble du drive. Nous lisons les fichiers sélectionnés uniquement pour en extraire le texte (§10) afin d'enrichir votre espace de travail.

Ce que la déconnexion fait, et ne fait pas. La déconnexion supprime les identifiants d'accès que Quotien avait stockés pour cette connexion : plus rien n'est lu ensuite depuis la source. Pour Google Drive, Zendesk et ServiceNow, Quotien demande en outre au fournisseur de révoquer l'accès accordé, et indique à la personne qui déconnecte si le fournisseur l'a confirmé. Si le fournisseur ne l'a pas confirmé, ou n'a pas pu être sollicité, cette personne voit où révoquer cet accès auprès du fournisseur et, si la demande a échoué, peut la renouveler depuis la même page pendant 15 minutes au plus, la page conservant pour cela, 15 minutes au plus, une copie chiffrée du jeton que seul Quotien peut ouvrir. Pour Jira, Quotien ne peut pas révoquer lui-même cet accès, car Atlassian ne le permet pas aux applications : il est retiré en supprimant Quotien des applications connectées du compte Atlassian qui l'a autorisé. Toute personne ayant autorisé une connexion peut également révoquer l'accès de Quotien directement auprès du fournisseur. La déconnexion ne supprime pas le texte déjà extrait des fichiers sélectionnés : cet extrait est le contenu propre de votre organisation et demeure dans l'espace de travail jusqu'à la suppression du document, ou de l'espace de travail lui-même. De même, retirer ou cesser de partager un fichier dans Google Drive ne supprime pas un extrait déjà réalisé. Pour supprimer l'extrait, supprimez le document dans Quotien ; le §10 précise ce que cela supprime et ce que cela ne supprime pas.

Systèmes opérationnels (Zendesk, Jira, ServiceNow). Un administrateur peut connecter un centre de services ou un outil de suivi afin que Quotien puisse mesurer le déroulement réel du travail. Nous lisons uniquement les enregistrements et leur historique ; nous ne créons, ne modifions ni ne clôturons aucun enregistrement dans vos systèmes. De chaque enregistrement, nous conservons sa ligne de résumé, la séquence des actions le concernant, et un identifiant de la personne ayant agi. Cet identifiant est conservé une seule fois par personne afin de pouvoir être retrouvé et effacé sur demande ; sur les enregistrements d'événements, l'acteur n'est désigné que par un pseudonyme. Ces enregistrements décrivent fréquemment des personnes qui ne sont pas utilisatrices de Quotien (vos équipes et les personnes qui les ont contactées) et constituent du contenu client, contrôlé par votre organisation (§2). Lorsque Jira est connecté, Atlassian exige que nous lui déclarions périodiquement les identifiants de compte que nous détenons, afin que les suppressions effectuées de leur côté nous parviennent ; nous le faisons sur un cycle hebdomadaire et cela ne transmet aucun autre contenu.

Messagerie d'équipe (Slack). Un administrateur peut connecter un espace de travail Slack, et un administrateur ou propriétaire de cet espace de travail doit finaliser l'installation dans Slack. Quotien demande à Slack trois autorisations en lecture seule (voir les canaux publics de l'espace de travail, lire les messages d'un canal public auquel son application a été ajoutée, et consulter le profil d'un membre) et n'en accepte aucune autre. Quotien ne lit qu'un canal public auquel un membre du canal a ajouté l'application Quotien et qu'un administrateur a désigné. Il ne lit jamais les messages directs, les messages de groupe, les canaux privés, les fichiers, ni l'annuaire des membres de l'espace de travail. Il cesse de lire un canal dans un délai d'environ une heure après que le canal a été partagé avec une autre organisation, et ne conserve jamais le message d'une personne extérieure à l'espace de travail ; lorsque le canal n'est plus partagé, Quotien reprend la lecture là où il l'avait arrêtée (après 7 jours, seulement une fois qu'un administrateur a approuvé un nouvel essai), y compris ce que les membres de l'espace de travail ont publié pendant le partage. Avant que quiconque approuve un canal désigné, un essai lit les 15 derniers messages du canal et consulte le profil de leurs auteurs, et n'en conserve que les chiffres qui en résultent. Une fois qu'un administrateur l'a approuvé, Quotien lit les messages du canal et les réponses aux fils jusqu'au début de la période approuvée (30 jours, sauf si l'administrateur en choisit moins ou plus, et 90 au plus), puis ses nouveaux messages environ toutes les heures ; chaque jour, il relit les 7 derniers jours du canal, et chaque semaine, il vérifie les messages plus anciens qu'il détient, afin de repérer ce qui a été modifié ou supprimé. Il consulte le profil de chaque auteur dans Slack pour confirmer qu'il s'agit d'un membre à part entière de l'espace de travail. Quotien fournit à l'administrateur un court avis à publier dans chaque canal désigné, afin que les personnes qui s'y trouvent en soient informées.

Ce que Quotien conserve de Slack, et qui le voit. Seul un message qui cite la clé d'un élément de travail que votre organisation détient déjà dans Quotien (une clé de ticket Jira, ou un lien vers l'un de vos tickets Zendesk ou enregistrements ServiceNow) est conservé : sous forme d'extrait de 2 000 caractères au plus sur cet élément de travail, avec son canal, son heure et son fil, un lien vers le message dans Slack, et un pseudonyme de son auteur. Rien d'un autre message n'est conservé : il est lu puis écarté. Ne sont pas non plus conservés le message d'un bot, d'une application, d'un invité, d'une personne extérieure à l'espace de travail ou d'une personne effacée comme indiqué ci-dessous, un message qui cite plus de trois éléments de travail, ni rien de ce qui a été publié avant que le canal ne soit rendu public pour la dernière fois. À côté de chaque extrait, Quotien conserve un enregistrement indiquant que le message citait cet élément de travail. Cet enregistrement ne contient ni texte ni auteur, mais il renvoie au message dans Slack (son canal et son heure) ; il est conservé jusqu'à la suppression de l'espace de travail, il n'entre pas dans l'analyse de vos processus, et une fois son extrait supprimé, il n'est montré à personne. Quotien conserve aussi le nom de chaque canal désigné, ses réglages dans Quotien et le décompte de ce qu'il en a lu, dont aucun ne contient de texte de message ni ne nomme d'auteur, jusqu'à la suppression de l'espace de travail, y compris après que le canal n'est plus désigné ou que Slack a été déconnecté. Un extrait ne peut être lu dans Quotien que par les membres de l'équipe (appelée fonction dans Quotien) qu'un administrateur a attribuée à son canal, ou par toute l'organisation dès qu'un administrateur étend le canal ; il n'y a pas d'exception pour les administrateurs, et l'auteur d'un message n'est pas affiché. Aucun texte de message Slack n'est envoyé à un modèle d'IA, et les données Slack ne servent jamais à en entraîner un.

Durée de conservation des extraits Slack. Un extrait est conservé au plus 12 mois après la publication de son message, et moins longtemps lorsque les limites que Slack fixe à la fréquence de lecture de Quotien ne lui permettent de revérifier les messages plus anciens que sur une période plus courte, que la page Slack de Quotien indique. Lorsqu'un message est supprimé dans Slack, son extrait est supprimé dans un délai d'environ une semaine, et d'environ deux semaines au plus lorsque le canal a été mis en pause, ou que Slack n'a pas pu être lu, entre-temps. Une modification d'un message est reprise de la même manière dans un délai d'environ une semaine, et un message modifié de sorte qu'il ne cite plus l'élément de travail perd son extrait. Quotien cesse de lire un canal, et le met en pause, lorsque l'application Quotien en est retirée, qu'il est partagé avec une autre organisation ou archivé, que plus de ses messages sont conservés en un jour que sa limite approuvée ne le permet, que Slack refuse l'accès de Quotien ou signale plus d'autorisations que les trois, ou que Quotien ne peut pas mener à bien sa vérification quotidienne auprès de Slack pendant deux jours, ou sa vérification hebdomadaire pendant huit ; un canal encore en pause après 7 jours perd alors ses extraits. Lorsqu'un canal n'est plus désigné ou que Slack est déconnecté, ses extraits sont supprimés immédiatement, et lorsque Quotien constate qu'un canal est devenu privé ou a été supprimé, ils sont supprimés dès ce constat : contrairement aux connecteurs de systèmes opérationnels, déconnecter Slack supprime les extraits que Quotien en avait conservés. Ce qui demeure après une déconnexion ne contient aucun texte de message, et demeure jusqu'à la suppression de l'espace de travail : les enregistrements sans texte ainsi que le nom, les réglages et les décomptes de chaque canal décrits ci-dessus, et la liste des personnes effacées ci-dessous. La déconnexion demande aussi à Slack de révoquer l'accès de Quotien et indique à l'administrateur ce que Slack a répondu ; si Slack ne l'a pas confirmé, l'application Quotien peut être encore installée dans l'espace de travail, et l'administrateur est invité à l'y supprimer.

Effacement d'une personne ayant publié dans Slack. Une personne ayant publié dans un canal désigné peut demander à l'organisation qui a connecté l'espace de travail de faire effacer les extraits de ses messages (§12). Quotien supprime alors tous les extraits de ses messages dans cette organisation, et inscrit un pseudonyme de cette personne sur la liste des personnes effacées de l'organisation, afin qu'aucune lecture ultérieure ne recueille à nouveau ses messages ; ce pseudonyme ne contient ni nom, ni identifiant Slack, ni texte, et il est conservé jusqu'à la suppression de l'organisation. Les enregistrements sans texte indiquant que ses messages citaient un élément de travail demeurent, comme décrit ci-dessus. Un effacement retrouve une personne par ce qu'elle a publié, non par ce que d'autres ont écrit à son sujet : l'extrait du message d'une autre personne qui la cite disparaît lorsque ce message est supprimé ou modifié dans Slack, lorsque son canal n'est plus désigné, ou au terme de ses 12 mois. La présente déclaration est aussi la politique de confidentialité de l'application Slack de Quotien.

Usage limité des API Google. L'utilisation et le transfert par Quotien des informations reçues des API Google respectent la politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'usage limité (Limited Use). Nous n'utilisons pas les données utilisateur Google à des fins publicitaires, ne les vendons pas et ne permettons pas leur lecture par des personnes physiques, sauf si nécessaire pour la sécurité, pour respecter la loi, ou avec votre consentement explicite.

8. Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants pour exploiter le service. La liste à jour est également publiée sur quotien.com/subprocessors.

9. Transferts internationaux et résidence des données dans l'UE

Les données stockées et le calcul de l'application sont domiciliés dans l'UE (Neon Francfort ; Vercel fra1 ; un worker d'arrière-plan sur OVHcloud à Francfort). En tant que responsable de traitement suisse, les transferts entre l'UE/EEE et la Suisse sont couverts par la décision d'adéquation de la Commission européenne concernant la Suisse.

Nos sous-traitants LLM (Anthropic et, en option, OpenAI) ainsi que le sous-traitant de recherche web utilisé pour l'identification des produits (Tavily) traitent aux États-Unis ; ces transferts reposent sur des garanties appropriées : les clauses contractuelles types (CCT) de l'UE (avec l'addendum suisse reconnu par le PFPDT) et, lorsqu'un fournisseur est certifié, le Data Privacy Framework. Les clients exigeant une inférence exclusivement dans l'UE peuvent nous demander d'approuver un point de terminaison IA dans l'UE pour leur organisation (§8, dernière ligne), par exemple Azure OpenAI dans l'UE. Nous examinons et autorisons l'hôte avant qu'il puisse être utilisé : cela se convient donc avec nous et n'est pas en libre-service. Deux limites importent : cela couvre la génération de texte, et la voix et la dictée passent toujours par notre propre point de terminaison OpenAI aux États-Unis ; une organisation exigeant un traitement exclusivement européen ne doit donc pas les utiliser. Les e-mails (Resend) sont traités dans l'UE.

10. Conservation et suppression

• Fichiers téléversés/connectés : nous ne conservons que l'extrait dérivé ; le contenu du fichier original est supprimé après extraction (extraction puis suppression). Un fichier téléversé n'est conservé dans notre base de données européenne que jusqu'à l'extraction, normalement quelques secondes à quelques minutes. Si l'extraction ne peut pas encore avoir lieu (par exemple lorsque l'espace de travail a épuisé son quota d'IA mensuel), le fichier est conservé jusqu'à pouvoir être traité, éventuellement jusqu'au renouvellement du quota ; supprimer le document le supprime immédiatement. Les fichiers lus depuis un drive connecté ne sont jamais stockés sous leur forme originale.
• Audio vocal : non stocké (§6) ; seules les transcriptions sont conservées.
• Contenu de l'espace de travail : conservé tant que l'espace de travail est actif, et supprimé (ou restitué) sur demande. Supprimer l'organisation supprime l'espace de travail et tout ce qu'il contient, y compris les cartes, les documents et leurs extraits, les rapports, et les enregistrements importés depuis les systèmes connectés ; les enregistrements d'audit sont conservés au-delà, comme indiqué ci-dessous. Déconnecter un connecteur ne supprime pas le contenu déjà importé (§7), à une exception près : déconnecter Slack, ou ne plus désigner l'un de ses canaux, supprime immédiatement les extraits que Quotien en avait conservés, et un extrait Slack est sinon conservé 12 mois au plus (§7).
• Données de compte : supprimées ou pseudonymisées sur demande. L'effacement d'une personne supprime ses identifiants de connexion, ses sessions, ses jetons de connecteur et ses appartenances aux espaces de travail, et remplace son nom et son e-mail par un pseudonyme. Cela ne supprime pas le travail qu'elle a produit : les cartes, entretiens, documents et rapports appartiennent à l'organisation cliente qui les contrôle (§2). Un document peut être supprimé par la personne qui l'a ajouté, ou par un administrateur qui le voit dans sa liste de documents. Si cette personne n'est plus membre de l'espace de travail, un document qui n'apparaît dans la liste d'aucun administrateur, par exemple un document qu'elle avait gardé privé, est supprimé lorsque l'organisation nous le demande, ou lors de la suppression de son espace de travail. Une carte, avec son entretien et ses rapports, ne peut être supprimée individuellement dans Quotien que par le membre auquel elle est attribuée ; si cette personne n'est plus membre de l'espace de travail, par exemple après son effacement, la carte est supprimée lorsque l'organisation nous le demande, ou lors de la suppression de son espace de travail, à moins qu'elle ne soit en attente dans la file d'une équipe (appelée fonction dans Quotien) et qu'un membre de cette équipe ne l'ait reprise auparavant. Un enregistrement minimal est conservé afin que l'historique propre de l'organisation reste intelligible.
• Les enregistrements d'audit (qui a fait quoi, et quand) sont conservés comme preuve pendant au moins douze mois, y compris après la suppression de l'espace de travail auquel ils se rapportent. Une maintenance de routine les supprime dès qu'ils ont plus de douze mois ; cette maintenance pouvant être retardée, un enregistrement peut être conservé plus longtemps. Ils ne peuvent pas être modifiés, à une exception près : un enregistrement ancien d'une connexion Google Drive peut contenir l'adresse e-mail du compte Google connecté, et l'effacement d'une personne retire cette adresse lorsqu'elle correspond à l'adresse e-mail que cette personne utilise pour Quotien. Les enregistrements d'un espace de travail déjà supprimé ne sont pas concernés.
• Supprimer un document supprime le document, son extrait, les segments et vecteurs qui en sont issus, ainsi que tout fichier original encore en attente de traitement ; le document n'est alors plus utilisé pour la recherche. Ce qui a déjà été produit à partir de lui n'est pas supprimé avec lui. Les entretiens, cartes et rapports qui s'en sont servis conservent ce qu'ils en ont repris, par exemple des extraits consignés comme éléments de preuve pendant un entretien, jusqu'à la suppression de la carte dont ils relèvent ou de l'espace de travail ; une partie peut aussi survivre à la carte, comme indiqué au point suivant.
• Contenu qui survit à une carte ou à un document : une partie du contenu produit à partir des cartes et des documents reste dans l'espace de travail après la suppression de la carte ou du document dont il provient. La synthèse écrite que Quotien établit à partir de tous les rapports d'un espace de travail conserve ce qu'elle a repris du rapport d'une carte supprimée jusqu'à ce qu'un administrateur régénère la synthèse (ce qui suppose qu'il reste au moins un rapport), ou jusqu'à la suppression de l'espace de travail. Lorsqu'un système opérationnel a été connecté, Quotien peut comparer une procédure écrite au processus qu'elle décrit, et consigner si une carte décrit un processus observé dans ce système. Un constat issu de cette comparaison peut citer le document et la carte, et il est conservé jusqu'à la suppression de l'espace de travail. L'enregistrement d'une correspondance proposée conserve le nom de la carte, les étapes concordantes et la raison donnée pour cette correspondance jusqu'à la suppression de la carte. Supprimer la carte supprime une correspondance proposée à laquelle personne n'a encore répondu. Lorsqu'un administrateur y a déjà répondu, aucun contenu de la carte n'est conservé : l'enregistrement conserve la réponse (si la carte décrit ce processus, qui a répondu et quand), le score et les nombres d'étapes sur lesquels reposait la correspondance, le mécanisme qui l'a proposée et l'identifiant interne de la carte supprimée. Lorsque Quotien retire une carte à la demande de l'organisation, les enregistrements de ses correspondances proposées sont traités de la même manière lors de la maintenance quotidienne suivante, ou lors d'une maintenance ultérieure si celle-ci est retardée.
• Faits relatifs à vos processus : Quotien met en place un registre structuré de ce que votre contenu dit de vos processus. Dès que ce registre est utilisé, chaque fait qu'il contient est rattaché au contenu dont il a été tiré : une étape, par exemple, à la carte qui l'affiche, et le titre d'un document au document et à la carte à laquelle il est joint. Lorsque ce contenu est supprimé, les faits qui en ont été tirés sont retirés : ils ne sont plus affichés ni utilisés, mais ils sont conservés jusqu'à la suppression de l'espace de travail. Fait exception une règle sur la façon dont un processus doit se dérouler, par exemple une étape qu'une personne doit approuver, ou un processus qui en régit un autre. La suppression du contenu dont une telle règle a été tirée ne lève pas la règle à elle seule, et ne la rend visible à aucune personne qui ne pouvait pas déjà la voir. La règle ne peut être levée que si un administrateur, ou le membre auquel est attribuée la carte qui contient la règle (pour un processus qui en régit un autre, la carte du processus qui régit l'autre), en confirme la levée, ce qui est consigné comme sa revue. Une carte qui contient une telle règle, ou à laquelle une telle règle se rapporte, ne peut donc être supprimée individuellement dans Quotien qu'une fois que la personne qui la supprime a confirmé la levée de la règle ; une personne qui ne peut pas confirmer la levée de la règle ne peut pas supprimer la carte tant que la règle subsiste. Si une telle règle a été tirée d'une connexion entre deux processus et que seule cette connexion est supprimée, alors que les cartes des deux processus existent toujours, la règle reste en vigueur et visible pour ceux qui pouvaient déjà la voir, signalée comme ayant perdu sa source, jusqu'à ce qu'elle soit levée de cette manière. Une règle levée est ensuite retirée comme tout autre fait.
• Les données supprimées peuvent subsister dans les sauvegardes de la base de données et les copies de restauration jusqu'à leur expiration ou leur suppression.

11. Sécurité

Nous protégeons les données par un chiffrement en transit (TLS) et au repos, une isolation logique des données de chaque organisation appliquée à la couche d'accès aux données, et un accès selon le moindre privilège aux fournisseurs d'IA au moyen d'identifiants détenus par la plateforme et jamais exposés à d'autres locataires. Les jetons d'accès que Quotien détient pour tout connecteur, y compris Slack, sont chiffrés au repos. Nous restreignons l'accès interne aux données de production au personnel autorisé et notifierons aux clients concernés toute violation de données personnelles sans retard injustifié, comme l'exigent le RGPD et la LPD suisse.

12. Vos droits

En vertu du RGPD et de la LPD suisse, vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, la portabilité et l'opposition. Comme Quotien est sous-traitant pour le contenu de l'espace de travail, les utilisateurs finaux (p. ex. les employés d'un client) doivent exercer ces droits auprès de l'organisation cliente qui contrôle ces données ; nous aidons le client à y répondre. Une personne ayant publié dans un canal Slack connecté, qui souvent n'utilise pas Quotien, peut faire effacer de cette manière les extraits de ses messages, comme le précise le §7. Pour les données de compte (où Quotien est responsable du traitement), contactez-nous directement à hello@quotien.com ; le §10 précise exactement ce qu'un effacement supprime et ce qui demeure auprès de l'organisation cliente. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de votre autorité de protection des données : en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ; dans l'UE/EEE, votre autorité de contrôle nationale.

13. Contrat de sous-traitance (DPA)

Pour le contenu client, Quotien agit dans le cadre d'un contrat de sous-traitance qui intègre les obligations de l'art. 28 RGPD, la présente liste de sous-traitants (avec un mécanisme d'opposition aux nouveaux sous-traitants) et les clauses contractuelles types de l'UE (avec l'addendum suisse) pour les transferts ultérieurs. Un DPA est disponible pour les clients sur demande à hello@quotien.com.

14. Modifications et contact

Nous publierons les modifications ici avec une version et une date mises à jour, et informerons les clients des changements substantiels (y compris les nouveaux sous-traitants) à l'avance lorsque cela est requis.

Responsable du traitement : Quotien Switzerland, 1950 Sion, Suisse Contact : hello@quotien.com