Quotien Application — Déclaration de confidentialité

1. Champ d'application

La présente déclaration couvre l'application Quotien — le produit accessible après connexion, où les organisations mènent des entretiens de processus assistés par IA, construisent des cartes, génèrent des rapports, téléversent des documents et, en option, connectent un stockage cloud ou utilisent la voix. Elle est distincte de la politique de confidentialité du site quotien.com, qui ne couvre que le site marketing, et la complète. En cas de contradiction pour les données de l'application, la présente déclaration prévaut.

2. Responsable du traitement et sous-traitant

Le rôle de Quotien diffère selon le type de données :

• Contenu client — transcriptions d'entretiens, données de processus capturées, cartes, documents téléversés et leurs extraits, et fichiers de drive connectés. Ces données appartiennent à l'organisation cliente et sont contrôlées par elle (le responsable du traitement). Quotien agit comme sous-traitant, ne traitant ce contenu que sur instructions documentées du client afin de fournir le service, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (§13).
• Données de compte et opérationnelles — nom, e-mail professionnel, entreprise, fonction, données d'authentification et journaux techniques/ d'usage d'un utilisateur. Pour celles-ci, Quotien est responsable du traitement.

Le contenu client peut inclure des données personnelles concernant les propres employés du client ou des tiers (p. ex. nommés dans une procédure ou un entretien). Il incombe au client de disposer d'une base légale pour le fournir ; Quotien le traite selon ses instructions.

3. Informations que nous traitons

Nous n'utilisons pas de cookies de suivi et ne vendons pas de données personnelles.

4. Pourquoi nous traitons ces données, et bases légales

Nous traitons les données personnelles sur les bases suivantes (art. 6 RGPD ; les motifs équivalents s'appliquent sous la LPD suisse) :

• Pour fournir le service (mener les entretiens, générer cartes/rapports, recherche, gestion du compte) — exécution d'un contrat, art. 6(1)(b) ; pour le contenu client, sur instructions du responsable du traitement dans le cadre du contrat de sous-traitance.
• Fonctions optionnelles que vous activez (voix, connecteurs cloud) — consentement, art. 6(1)(a) ; révocable en désactivant la fonction.
• Sécurité, prévention des abus et fiabilité du service (journaux, limitation de débit) — intérêts légitimes, art. 6(1)(f).
• E-mails transactionnels (vérification, invitations, réinitialisations) — nécessité contractuelle.

5. Traitement par IA et entraînement des modèles

Quotien utilise des modèles d'IA pour mener les entretiens, générer cartes et rapports, et créer des vecteurs pour la recherche. Ni Quotien ni ses sous-traitants d'IA n'utilisent votre contenu pour entraîner leurs modèles — les conditions d'API de chaque fournisseur (Anthropic, OpenAI, Voyage) excluent contractuellement les entrées et sorties d'API de l'entraînement des modèles. Le contenu n'est envoyé à ces fournisseurs que pour produire vos résultats, puis supprimé par eux selon ces conditions.

6. Traitement de la voix (audio)

La voix est une fonction optionnelle (actuellement non activée en production). Lorsqu'elle est utilisée :

• Voie temps réel (principale) : l'audio circule directement entre votre navigateur et l'API Realtime d'OpenAI via une connexion pair-à-pair. Les serveurs de Quotien n'assurent que l'établissement de la connexion — nous ne recevons ni ne stockons votre audio.
• Repli par dictée : si la connexion directe ne peut être établie, votre enregistrement est envoyé aux serveurs EU de Quotien et immédiatement transmis à OpenAI pour transcription. Il est traité de manière transitoire pour renvoyer du texte et n'est pas stocké.

Dans les deux cas, OpenAI traite l'audio en tant que sous-traitant (§8) et seule la transcription obtenue est conservée comme contenu de l'espace de travail.

7. Stockage cloud connecté (Google Drive / Microsoft)

Si un administrateur connecte un drive cloud, Quotien accède uniquement aux fichiers et dossiers que l'administrateur sélectionne explicitement via le sélecteur de fichiers du fournisseur (autorisation Google drive.file) — jamais à l'ensemble du drive. Nous lisons les fichiers sélectionnés uniquement pour en extraire le texte (§10 extraction puis suppression) afin d'enrichir votre espace de travail. Les extraits sont supprimés lorsque l'administrateur retire le fichier, déconnecte l'intégration ou supprime le compte.

Usage limité des API Google. L'utilisation et le transfert par Quotien des informations reçues des API Google respectent la politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'usage limité (Limited Use). Nous n'utilisons pas les données utilisateur Google à des fins publicitaires, ne les vendons pas et ne permettons pas leur lecture par des personnes physiques, sauf si nécessaire pour la sécurité, pour respecter la loi, ou avec votre consentement explicite.

8. Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants pour exploiter le service. La liste à jour est également publiée sur quotien.com/subprocessors.

9. Transferts internationaux et résidence des données dans l'UE

Les données stockées et le calcul de l'application sont domiciliés dans l'UE (Neon Francfort, Vercel fra1). En tant que responsable de traitement suisse, les transferts entre l'UE/EEE et la Suisse sont couverts par la décision d'adéquation de la Commission européenne concernant la Suisse.

Nos sous-traitants d'IA par défaut (Anthropic, OpenAI, Voyage) traitent aux États-Unis ; ces transferts reposent sur des garanties appropriées — les clauses contractuelles types (CCT) de l'UE (avec l'addendum suisse reconnu par le PFPDT) et, lorsqu'un fournisseur est certifié, le Data Privacy Framework. Les clients exigeant une inférence exclusivement dans l'UE peuvent configurer leur propre point de terminaison IA dans l'UE (§8, dernière ligne) — p. ex. Azure OpenAI dans l'UE ou Claude sur AWS Bedrock Francfort — de sorte qu'aucun contenu ne quitte l'UE pour l'inférence. Les e-mails (Resend) sont traités dans l'UE.

10. Conservation et suppression

• Fichiers téléversés/connectés : nous ne conservons que l'extrait dérivé — le contenu du fichier original est supprimé après extraction (extraction puis suppression).
• Audio vocal : non stocké (§6) ; seules les transcriptions sont conservées.
• Contenu de l'espace de travail et données de compte : conservés tant que le compte est actif ; supprimés (ou restitués) sur demande, lors du retrait d'un document/connecteur, ou à la suppression du compte, sous réserve de courtes fenêtres de rotation des sauvegardes et de conservation légale.
• La suppression d'un document supprime ses segments et vecteurs.

11. Sécurité

Nous protégeons les données par un chiffrement en transit (TLS) et au repos, une isolation logique des données de chaque organisation appliquée à la couche d'accès aux données, et un accès selon le moindre privilège aux fournisseurs d'IA au moyen d'identifiants détenus par la plateforme et jamais exposés à d'autres locataires. Lorsque des connecteurs de stockage cloud sont activés, les jetons d'accès de tiers sont chiffrés au repos. Nous restreignons l'accès interne aux données de production au personnel autorisé et notifierons aux clients concernés toute violation de données personnelles sans retard injustifié, comme l'exigent le RGPD et la LPD suisse.

12. Vos droits

En vertu du RGPD et de la LPD suisse, vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, la portabilité et l'opposition. Comme Quotien est sous-traitant pour le contenu de l'espace de travail, les utilisateurs finaux (p. ex. les employés d'un client) doivent exercer ces droits auprès de l'organisation cliente qui contrôle ces données ; nous aidons le client à y répondre. Pour les données de compte (où Quotien est responsable du traitement), contactez-nous directement à hello@quotien.com. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de votre autorité de protection des données — en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ; dans l'UE/EEE, votre autorité de contrôle nationale.

13. Contrat de sous-traitance (DPA)

Pour le contenu client, Quotien agit dans le cadre d'un contrat de sous-traitance qui intègre les obligations de l'art. 28 RGPD, la présente liste de sous-traitants (avec un mécanisme d'opposition aux nouveaux sous-traitants) et les clauses contractuelles types de l'UE (avec l'addendum suisse) pour les transferts ultérieurs. Un DPA est disponible pour les clients sur demande à hello@quotien.com.

14. Modifications et contact

Nous publierons les modifications ici avec une version et une date mises à jour, et informerons les clients des changements substantiels (y compris les nouveaux sous-traitants) à l'avance lorsque cela est requis.

Responsable du traitement : Quotien Switzerland, 1950 Sion, Suisse

Contact : hello@quotien.com